MService

Wartungssoftware MService mit Adressenverwaltung und CRM


MService 4.0 - Adressen mit Kontaktdaten
Informationssystem für Wartung und Instandhaltung


Adressen von Kunden, Lieferanten, Servicefirmen, Mitarbeitern

Themenmenü Adressen

Der Modul "Adressen" ist derjenige Teil von MService, den wir selber in unserem Büro am intensivsten einsetzen.
MService ist mandantenfähig und deckt alles ab, was wir benötigen.

Zu weit mehr als 17.000 Adressen haben sich bei uns Daten und Informationen angesammelt, die die Grundlage unseres Marketing und unserer vertrieblichen Aktivitäten bilden.
Kontaktdaten, Gespräche, Anregungen, Vereinbarungen, Termine, Angebote, Lieferungen und Rechnungen werden in MService erstellt, verwaltet, gesteuert und ausgewertet.

Unsere Software "kann" Customer Relation Management (CRM).
Im Sekundenbereich stehen einem Mitarbeiter alle Informationen zur Verfügung, egal ob er einen Anrufer kennt oder nicht.

Aus unserer Sicht sind solche Funktionen für Instandhaltungsteams und insbesondere auch für Industrieservice - Unternehmen sehr wertvoll.

Informationen über Personen sind in unserer Instandhaltungssoftware dem Modul "Adressen" zugeordnet.
Auch Firmen, Ämter, Vereine, usw. sehen wir in dieser Rubrik.

Verknüpfungen von Adressen mit anderen Datensätzen sind in MService sehr häufig zu finden.
Personen und Firmen stehen im Mittelpunkt des Geschehens - mit einem softwaregestützten Informationssystem ist die Grundlage für eine funktionierende Kommunikation gelegt.

Wartungssoftware MService - Adressen neu erfassen, Seite 1

Neuaufnehmen von Adressen, Seite 1

An diesem Beispiel ist erkennbar, dass unsere Software grundsätzlich eine üppige Anzahl von Feldern zu einem Thema zur Verfügung stellt.
Es bleibt aber dem Kunden selbst überlassen, welche dieser Felder für ihn eine Bedeutung haben.
Im Modul "Systemparameter" können die Felder zu- und abgeschaltet werden.
In jedem Fall bleiben Feldinhalte erhalten - das Abschalten bezieht sich auf die Sichtbarkeit des Feldes für einen Bediener oder einer Bedienergruppe.
Entsprechend können mit dieser Technik auch sog. bedienerspezifische "Views" definiert werden.

Bei der Erstellung des obigen Bildes waren beispielhaft alle verfügbaren Felder zugeschaltet. Entsprechend ergaben sich bei der Neuaufnahme eines Datensatzes vier Seiten.

Wartungssoftware MService - Adressen neu erfassen, Seite 2

Neuaufnehmen von Adressen, Seite 2

Mehrere Seiten zu einem Datensatz sind für unsere Wartungssoftware kein Problem - sie können über die Seitenreiter oder die Leertaste der Tastatur bequem durchgeschaltet werden.
Ein Verdichten entfernt alle leeren Felder und präsentiert einen kompakten und übersichtlichen Datensatz.

In der Praxis hat sich herausgestellt, dass unser üppiges Angebot an Feldern auch tatsächlich umfassend genutzt wird.
Niemand will sich allerdings merken, dass im Feld "Zahl 3" z.B. immer die Anzahl der Mitarbeiter dieser Firma abzulegen ist...
Dieses Problem wird in unserer Instandhaltungssoftware in genialer Weise über den Modul "Sprachen" durch einen firmenspezifischen Dialekt gelöst:
Als Betriebssprache wird anstelle der "Originalsprache" die Sprache "Deutsch 1" eingestellt.
In dieser Sprache ist dann der Term "Zahl 3" übersetzt in den Term "Anzahl Mitarbeiter".

Wartungssoftware MService - Anhängen externer Adressen

Anhängen externer Adressen

Innerhalb von Zweigstellen werden gerne Adressen gesammelt und dann auch innerhalb der Firmengruppe verteilt. Bei einem Import müssen die Adressen-Nrn. neu ermittelt und eingetragen werden.

Wartungssoftware MService - Suchen von Adressen

Suchen von Adressen

Schnelligkeit ist Trumpf an dieser Stelle. Rein rechnerisch ergibt sich, dass bei einem Adressenbestand von ca. 25000 Datensätzen und einer Trefferliste mit 40 Zeilen mit der Eingabe von jeweils einem Buchstaben in die Felder Name und Ort die gesuchte Adresse bereits am Bildschirm steht.

Wartungssoftware MService - Trefferliste Adressen

Trefferliste Adressen

Die Zeilen einer Trefferliste zu "Adressen" enthalten die wichtigsten Felder für eine schnelle Identifizierung.
Große Bedeutung kommt dem Inhalt des Feldes "Name" zu, in dem auch Firmenbezeichnungen stehen. Wir empfehlen, den signifikanten Teil des Namens hier einzutragen und davor stehende Bezeichnungen in das Feld "Vorname" aufzunehmen.

Über Parameter können in die Trefferliste zu "Adressen" auch noch die Spalte "Vorname" und "Termin" mit aufgenommen werden.

Wartungssoftware MService - Datensatz Adressen

Datensatz Adressen

Ein Datensatz in "Adressen" enthält 181 Felder. In dem obigen Beispiel ist zu sehen, wie sich eine Adresse in unserer Instandhaltungssoftware im Normalfall präsentiert.

Wartungssoftware MService - Selektieren von Adressen

Selektieren von Adressen

Im Rahmen von vertrieblichen Aktionen werden Adressen oft gebündelt und nacheinander bearbeitet.
Für die Selektion von Adressen können in unserer Wartungssoftware sämtliche zugeschalteten Datenbankfelder dieses Moduls eingesetzt werden.
Eine Selektion wird in MService unterstützt durch Wertetabellen, Fragezeichenfunktion, Nummernsuchmodus, Expansionen, Hinweise und eine kleine Definitionssprache mit drei Zeichen.

Auch eine Definition von Selektionen durch eine direkte Eingabe von sog. Filterkriterien in der Programmiersprache DBase ist möglich.

Wartungssoftware MService - Selektionsmenü Adressen

Selektionsmenü Adressen

Ist die gewünschte Untermenge an Adressen definiert, dann stehen in unserer Instandhaltungssoftware einige sehr komfortable Funktionen zur Verfügung.
Jede Verarbeitung oder Auswertung bezieht sich im Selektionsmenü auf die im Filter liegenden Datensätze.
Die Selektionsdefinition kann gespeichert werden, die Sätze können gezählt, exportiert und en bloc verändert werden.
Ein Export kann unter anderem im vCard-Format ( .vcf ) erfolgen. Die formatierten Kontakte werden in drei vCard-Versionen (2.1, 3.0, 4.0) im gewählten Verzeichnis abgelegt.
Entsprechend ist es möglich, in MService als Basissystem Kontakte zu verwalten und bei Bedarf für Mailsysteme, Smartphones und Handys zu exportieren.

Die Selektion kann als Trefferliste ausgegeben werden, es können aber auch alle Sätze nacheinander in einer Arbeitsliste abgearbeitet werden.

An höheren Funktionen stehen eine mathematische Statistik und Balkendiagramme zur Verfügung.
Insbesondere mit der Funktion "Balkendiagramme" lassen sich sehr schnell Auswertungen optisch und eindrucksvoll informativ darstellen.

Bestimmte, vom Bediener in Definitionen festgelegte Formulare oder Listen, können mit Inhalten aus den Feldern der Datensätze gefüllt und einzeln oder im Stapellauf auf Papier gedruckt oder in eine Datei ausgegeben werden.
Auch ein Exportieren der selektierten Adressen in eine Excel-Datei ist möglich. Damit stehen auch die vielfältigen technischen Möglichkeiten dieses Werkzeuges zur Verfügung.


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