MService

Wartungssoftware für Terminermittlung und Auftragsabwicklung


MService 4.0 - Auftragsabwicklung, Termine
Organisationssoftware für Wartung und Instandhaltung


Serviceaufträge, Wartungsaufträge, offene Termine, Historie

Themenmenü Serviceaufträge

Im Mittelpunkt unserer Organisationssoftware für Wartungsplanung und Instandhaltung steht die Abwicklung der aktuellen Aufträge.
MService hat Wartungsaufträge automatisch ermittelt und angelegt. Reparaturen und Störungsbehebungen wurden ereignisorientiert eingetragen.
Diese aktuell offenen Aufträge werden gesammelt präsentiert in einer speziellen Routine. Sehr schnell können über wichtige Daten wie Priorität, Team, Durchführdatum, Maschine, Anlage usw. die Aufträge zur Bearbeitung verteilt und weitergeleitet werden.

Jeder Auftragsdatensatz bildet ein Sammelbecken für nach und nach eintreffende Informationen, Situationen, Beurteilungen und Ergebnisse.

Mit dem Abwickeln von Aufträgen im Tagesgeschäft baut sich in unserer Instandhaltungssoftware automatisch ein Bestand an historischen Daten auf, der eine wichtige Grundlage für Analysen und Auswertungen darstellt:
Schwachstellenfindung und Prozessoptimierung sind solche Themen.

Wartungssoftware MService - Aufträge neu erzeugen

Erzeugen von Serviceaufträgen

Das obige Bild zeigt die Funktion, die in unserer Wartungssoftware den größten rationalisierenden Effekt hat.
Ausgehend von einmalig eingerichteten Wartungsplänen ermittelt MService die aktuell fälligen Termine.
Liegt ein errechneter Termin innerhalb von einem gewählten Zeitfenster, dann wird ein neuer offener Auftrag zu dem Wartungsplan angelegt.

Wird ein bereits erteilter Auftrag gefunden, dann respektiert MService diese Daten und lässt sie unverändert.

Es ist sichergestellt, das diese Routine beliebig oft hintereinander auch mit verschiedenen Zeitfenstern ausgeführt werden kann.
Um eine langfristige Vorausschau zu ermöglichen, kann man unsere Instandhaltungssoftware z.B. Aufträge für bis zu 99 Wochen erzeugen lassen.
Ein anschließender Lauf mit einem Zeitfenster von zwei Wochen wird die offenen Aufträge dann wieder auf die entsprechende und gewohnte Anzahl reduzieren.
Für Programmläufe dieser Art empfehlen wir aber aus Gründen der Sicherheit die Durchführung in einer Testumgebung.
Eine solche überdimensionale Menge an Aufträgen mit praxisfernen Terminen kann zu Problemen führen - zum Beispiel im Zusammenhang mit dem Lagerbestand und den zu beschaffenden Ersatzteilen.

Wartungssoftware MService - Aufträge neu erfassen, Seite 1

Neuaufnehmen von Serviceaufträgen, Seite 1

Mit den drei folgenden Bildern zeigen wir beispielhaft eine Vielzahl von Feldern, die von unseren Kunden explizit und grundsätzlich zu- oder abgeschaltet werden können.
In der Praxis sind Auftragsdatensätze meist wesentlich kompakter.

Auf der oben sichtbaren Seite befinden sich Daten zur Eingruppierung dieses Auftrages, Angaben zur Maschine und die Beschreibung der Arbeiten mit Titel und Anleitungen.

Als Besonderheit kann gelten, dass unsere Instandhaltungssoftware einen Termin als dynamische Größe einstuft und das Erfassen von Verschiebungen technisch unterstützt.
MService kennt drei Termine, die zunächst alle den gleichen Inhalt haben: Weckdatum, Vorgabedatum, Durchführdatum.
Sollte keine Verschiebung erforderlich sein, dann ist dieses Datenbild bei einem erledigten Auftrag zu finden.

Ist eine Verschiebung erforderlich, dann trägt der Verantwortliche den neuen Termin in das Feld "Vorgabedatum" ein. MService übernimmt dieses Datum auch automatisch im Sinne eines Sollwertes ins Feld "Durchführdatum".
Sollte dann die Realität letztlich nicht mit der Planung übereinstimmen, dann werden die genannten drei Felder jeweils unterschiedliche Termine enthalten und Auskunft über den terminlichen Werdegang geben.

Wartungssoftware MService - Aufträge neu erfassen, Seite 2

Neuaufnehmen von Serviceaufträgen, Seite 2

Die obige Seite zeigt zu einem Auftrag noch Felder für Anleitungen und Vorgaben. Es folgen Blöcke zur Erfassung von Ergebnissen und Infos im Zusammenhang mit der Erledigung und der Rückmeldung des Auftrages.

Wartungssoftware MService - Aufträge neu erfassen, Seite 3

Neuaufnehmen von Serviceaufträgen, Seite 3

Bei diesem Beispiel ist eingestellt, dass die letzte Seite eines Satzes immer voll gefüllt sein soll. Entsprechend ist hier nur noch der untere Teil mit dem Feld Auftragsstatus neu.
Das Feld "Auftragsstatus" steuert - abhängig von seinem Inhalt - ganz wesentlich die einzelnen Schritte der Auftragsabwicklung in unserer Instandhaltungssoftware.
Wird an einem Auftrag der Status "erledigt" eingetragen, dann finden umfangreiche implizite Buchungsvorgänge und Plausibiltitätsprüfungen statt.
Es werden beispielsweise alle für den Auftrag reservierten Teile automatisch als "eingebaut" verbucht. Sollte ein Teileaustausch definiert sein, dann bekommen alle ausgebauten Teile den vorher festgelegten "Teilestatus nach Erledigung" - meist den Status "ausgemustert".

An dieser Stelle sei erwähnt, dass manuell erfasste Aufträge ja mehr oder minder einmalige und ereignisorientierte Termine definieren, bei denen ein Durchführungstermin nicht geplant werden kann.
In vielen Fällen ist es dennoch sinnvoll, sich auf ein mögliches Ereignis vorzubereiten und vorbeugend z.B. ein Verfahren bei einer Störung zu beschreiben.
In diesem Fall wird in bekannter Weise ein Datensatz im Modul "Wartungspläne" angelegt, ins Feld "Intervall" aber die Zahl "9999" eingetragen.
Tritt das beschriebene Ereignis irgendwann ein, dann können die Daten dieser vorbereiteten Anleitung sehr schnell als Vorgaben in den Auftrag eingebracht werden.

Wartungssoftware MService - Suchen von Aufträgen allgemein

Suchen von Serviceaufträgen

Das Suchen von Serviceaufträgen haben wir in unserer Software auf zwei separate Funktionen aufgeteilt.
Der oben gezeigte Suchmodul bietet Suchfelder für eine allgemeine Suche nach Aufträgen aller Art, unabhängig von deren Auftragsstatus und deren Durchführdatum.

Wartungssoftware MService - Suchen von offenen Aufträgen

Suchen von offenen Serviceaufträgen

Der zweite, hier gezeigte Suchmodul steht im Zentrum der Aktivitäten in unserer Instandhaltungssoftware.
Anhand der Suchläufe und Trefferlisten hier organisiert man die aktuell zu erledigende Arbeit.
Die Felder der Suchleiste gestatten zwar ein Bündeln bestimmter Aufträge - im Prinzip sollten sich Verantwortliche aber ab und zu alle offenen Aufträge geben lassen.
Aufträge mit dem ältesten Termin stehen immer ganz oben...

Wartungssoftware MService - Trefferliste offene Aufträge

Trefferliste Serviceaufträge

Aufgabe, Termin, Priorität, Auftragsstatus und farbige Infos zu der Lagersituation bzw. der Verfügbarkeit von benötigten Teilen unterstützen die Koordination und die Entscheidungen bei der Auftragsabwicklung in unserer Instandhaltungssoftware.

Wartungssoftware MService - Datensatz Aufträge, Seite 1

Datensatz Serviceaufträge

Normtabellen, Hinweise, Fragezeichenfunktion, Nummernsuchmodus, Expansionen zu EDV-Nr., Plausibilitätsprüfungen und Pflichtfelder unterstützen die Erfassung und die Pflege von Auftragsdaten.
Als Standard stehen in MService auch hier fest programmierte Reports zur Verfügung, die in einem geeigneten Format gelesen oder gedruckt werden können.

Wartungssoftware MService - Datensatz Aufträge, Seite 2

Datensatz Serviceaufträge

Sehr wertvoll sind an Auftragsdatensätzen die auf Springreitern oder Sonderbuttons angebotenen Verknüpfungen.
Sie liefern einen sofortigen Überblick, welche Daten im Umfeld des Auftrages noch zur Verfügung stehen.
Wir nennen dieses kompakte Informationsangebot "Portalfunktion".

Die Navigation zu diesen verknüpften Daten und wieder zurück ist in unserer Instandhaltungssoftware durch eine Vielzahl von ausgefeilten Funktionen und Techniken mit einem sehr hohen Komfort verbunden.

Das Springen über die durchgängig angebotene "Bedienhistorie" verdient es, hier als besonders leistungsfähig genannt zu werden.

Wartungssoftware MService - Update Auftragsdaten

Update Auftragsdaten

Es kann vorkommen, dass zu einem bereits erteilten Wartungsauftrag die Vorgaben erweitert, ergänzt oder detaillierter beschrieben werden.

MService zwingt den Modifizierer eines Wartungsplanes dazu, sich einzeln über Aufträge zu informieren, die dem Wartungsplan entstammen und die bereits verbindlich erteilt wurden.

Technisch ist das so gelöst, dass eine Änderung im Wartungsplan von MService automatisch nur in Aufträge mit dem Auftragsstatus "Auftrag ist noch unbearbeitet" eingetragen wird. Ein Update der Vorgaben in einem bereits erteilten Auftrag kann nur an diesem Datensatz explizit und verantwortlich über die oben sichtbare Funktion vorgenommen werden.

Wartungssoftware MService - Sammelrückmelden von Aufträgen

Sammelrückmelden von Serviceaufträgen

Nicht alle Aufträge haben eine Bedeutung, die den Aufwand einer einzelnen Rückmeldung oder den Eintrag von Ergebnissen rechtfertigt.
Zu diesem Zweck enthält MService in einem Wartungsplan ebenso wie in einem Auftrag ein Feld mit der Bezeichnung "Sammelrückmeldung".

Steht dieses Feld auf "ja", dann darf dieser Auftrag pauschal und zusammen mit anderen Aufträgen als erledigt markiert werden.

In der Suchleiste von offenen Aufträgen können bestimmte Aufträge gesucht werden - gibt man dort in "Sammelrückmeldung" (zusätzlich) eine "1" ein, dann besteht die Trefferliste nur aus Aufträgen mit dieser Erlaubnis.
Ein Anklicken des Buttons unter der Trefferliste trägt bei allen Aufträgen in der Trefferliste dann den Auftragsstatus "erledigt" ein.

Wartungssoftware MService - Selektieren von Aufträgen

Selektieren von Serviceaufträgen

Für das Selektieren von Aufträgen stehen - wie grundsätzlich in unserer Instandhaltungssoftware - alle zugeschalteten Datenbankfelder des jeweiligen Moduls zur Verfügung.
Besondere Unterstützung gibt es zum Feld "Auftragsstatus" - dort ist ein generelles "Alle aktuell offenen Aufträge" zusätzlich über eine Tabelle angeboten.

Eine Selektion von Aufträgen wird im MService-Standard unterstützt durch Wertetabellen, Fragezeichenfunktion, Nummernsuchmodus, Expansionen, Hinweise und eine kleine Definitionssprache mit drei Zeichen.
Auch eine Definition von Selektionen durch eine direkte Eingabe von sog. Filterkriterien in der Programmiersprache DBase ist möglich.

Wartungssoftware MService - Selektionsmenü Aufträge

Selektionsmenü Serviceaufträge

Ist eine gewünschte Untermenge definiert, dann stehen in unserer Wartungssoftware einige sehr komfortable Standardfunktionen zur Verfügung.
Jede Funktion bezieht sich an dieser Stelle einzig und allein auf die im Filter liegenden Datensätze.

Die Selektionsdefinition kann mit einem Mausklick gespeichert werden, die Sätze können gezählt, exportiert und en bloc verändert werden.
Es kann eine Trefferliste ausgegeben werden, es können aber auch alle Sätze nacheinander in einer Arbeitsliste abgearbeitet werden.

An höheren Funktionen steht auch noch eine allgemeine Statistik und das Erstellen von Balkendiagrammen zur Verfügung.
Bestimmte, vom Bediener entworfene Formulare oder Listen können einzeln oder im Stapellauf, mit eingetragenen Feldinhalten aus den Auftragsdatensätzen, auf Papier gedruckt werden.

Speziell für den Modul "Serviceaufträgen" ist hier noch ein Stapeldruck der selektierten Serviceaufträge angeboten.


Wartungssoftware zur Terminermittlung und Auftragsabwicklung

zurück zur Startseite zurück zur Übersicht