MService

Wartungssoftware mit Erfassung von Anrufen und Kontakten


MService 4.0 - Anrufe, Kontakte, Front Office
Steuerungssystem zur Optimierung von Kommunikation


Anrufe, Kontakte, Kommunikation, CRM, Callcenter, Front Office

Themenmenü Anrufe

Servicefirmen benötigen eine Wartungssoftware in einer Ausführung, die man als "mandantenfähig" bezeichnet.
Sowohl die Verwaltung von Inventar als auch die Abwicklung von Aufträgen und die Handhabung aller Informationsflüsse ist als Funktion einer Kunden-Nr., einer Kundenadresse zu organisieren und in einem zentralen System zu erfassen.
Diese Firmen, ebenso wie Produktentwickler im Kundenauftrag pflegen eine ausgeprägte Kommunikation mit ihren Kunden.

Unsere Instandhaltungssoftware bietet im Sinne einer Callcenter-Funktion einen Modul zur schnellen Erfassung von eingehenden Informationen an.
Im Mittelpunkt steht die Entgegennahme von Anrufen, eine erste Zuordnung und dann die Weiterleitung an die zuständigen Bearbeiter oder Stellen im eigenen Haus.
Auch Instandhaltungsteams großer Werke nutzen diesen Modul und die Mandantenfähigkeit von MService, um interne Kommunikation explizit und professionell zu steuern.

Wartungsplanung mit MService - Anrufe neu erfassen

Neuaufnehmen von Anrufen

Eine eintreffende Information bezieht sich immer auf eine spezielle Thematik. Diese Thematik kann in den Modulen von MService bereits grundsätzlich erfasst sein - sie wird nun um eine weitere, aktuelle Information erweitert.
Entsprechend werden eingehende Anrufe mit Kundenwünschen, Maschinen, Wartungsplänen, Serviceaufträgen, Produkten, usw. verknüpft.
Dadurch sind sie sortiert und einer Thematik zugeordnet.

Mit den Einträgen in die Felder "Name Rückrufer" und "Bearbeiter" sind explizit Kolleg(inn)en benannt, die für die Organisation und Koordination von Reaktionen, folgenden Schritten und Maßnahmen zuständig sind.

Wartungsplanung mit MService - Suchen von Anrufen

Suchen von Anrufen

Potentielle Rückrufer und Bearbeiter werden die aktuellen Anrufe regelmäßig scannen und prüfen, ob für sie Arbeit ansteht.

Der Lebensweg eines Anrufes wird über einen "Anrufstatus" geführt. Dieser beginnt mit "Anruf findet gerade statt" und endet mit "erledigt".

Wartungsplanung mit MService - Trefferliste Anrufe

Trefferliste Anrufe

Trägt man im Suchfeld "Bearbeiter" den eigenen Namen ein, dann ist mit der Trefferliste der persönliche Handlungsbedarf aufgelistet.
Unterschiedliche Farben und automatisch angepasste Sortierungen erleichtern die Einordnung einzelner Anrufe.
Niedrige Stati stehen in der Trefferliste immer oben.

Die zuschaltbare Funktion "Monitoring" baut die Trefferliste alle zehn Sekunden neu auf - eine Veränderung ist sofort zu erkennen.

Wartungsplanung mit MService - Datensatz Anrufe

Datensatz Anrufe

Anrufe werden bestimmten Themen bzw. Datensätzen in MService zugeordnet - sie ergänzen die peripheren Informationen.
Durch die Portalfunktion ist bei jedem der verknüpften Datensätze sofort sichtbar, dass im Zusammenhang stehende aktuelle Anrufe oder Kontakte erfasst sind.

Wartungsplanung mit MService - Selektieren von Anrufen

Selektieren von Anrufen

Anrufe werden gerne selektiert und ausgewertet - sie stellen als Grundlage für interne Entscheidungen oft die Sicht der Kunden dar.
Für die Selektion von Anrufen stehen in unserer Wartungssoftware sämtliche zugeschalteten Datenbankfelder dieses Moduls zur Verfügung.
Eine Selektion wird in MService unterstützt durch Wertetabellen, Fragezeichenfunktion, Nummernsuchmodus, Expansionen, Hinweise und eine kleine Definitionssprache mit drei Zeichen.

Auch eine Definition von Selektionen durch eine direkte Eingabe von sog. Filterkriterien in der Programmiersprache DBase ist möglich.

Wartungsplanung mit MService - Selektionsmenü Anrufe

Selektionsmenü Anrufe

Ist die gewünschte Untermenge an Anrufen definiert, dann stehen in unserer Instandhaltungssoftware einige sehr komfortable Funktionen zur Verfügung.
Jede Auswertung bezieht sich im Selektionsmenü dann auf die im Filter liegenden Datensätze.

Die Selektionsdefinition kann gespeichert werden, die Sätze können gezählt, exportiert und en bloc verändert werden. Es kann eine Trefferliste ausgegeben werden, es können aber auch alle Sätze nacheinander in einer Arbeitsliste abgearbeitet werden.
An höheren Funktionen stehen eine mathematische Statistik und Balkendiagramme zur Verfügung.
Insbesondere mit der Funktion "Balkendiagramme" lassen sich sehr schnell Auswertungen optisch und informativ eindrucksvoll darstellen.

Bestimmte, vom Bediener in Definitionen festgelegte Formulare oder Listen, können mit Inhalten aus den Feldern der Datensätze gefüllt und einzeln oder im Stapellauf auf Papier gedruckt oder in eine Datei ausgegeben werden.
Auch der Export der selektierten Daten in eine Excel-Datei ist möglich. Damit stehen auch die vielfältigen technischen Möglichkeiten dieses Werkzeuges zur Verfügung.


Wartungsplanung mit Erfassung von Kontakten und Anrufen

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